returnEasier invia undici tipi di email transazionale. Cinque vanno al cliente finale (il link magico di verifica, la conferma di recesso con il suo PDF, gli avvisi di cambio di stato e le due dell'acquisto di cambio: pagare la differenza e pagamento ricevuto) e sei vanno a te, il negozio (la notifica di nuova richiesta, gli avvisi di quota quando ti avvicini al limite del tuo piano, il suggerimento di passare a un piano superiore quando lo superi due mesi di fila, nel piano Scale gli avvisi delle analisi che configuri tu, e due di conformità: il link di download di un'esportazione verificabile grande e l'export JSON di una richiesta di accesso GDPR). Tutte vengono inviate tramite Brevo, un fornitore con server nell'Unione Europea. Quelle dell'acquirente partono nella sua lingua: il link magico, in quella del portale che ha visto; le altre, in quella che aveva il portale quando ha confermato la richiesta. Le tue partono nella lingua del tuo negozio, salvo le due di conformità, che oggi partono in spagnolo.
Le email, una per una
1. Link magico di verifica → al cliente
Quando un cliente avvia una richiesta nel portale (passo 1: email + numero d'ordine), returnEasier gli invia un link magico per verificare che sia titolare di quell'ordine, senza chiedergli registrazione né password. L'oggetto cambia a seconda del flusso: «Conferma la tua richiesta di recesso» (flusso legale) o «Conferma la tua richiesta di reso» (flusso commerciale).
- Va in: la lingua del portale che il cliente ha visto.
- Allegato: nessuno.
- Limiti: due, e diversi. Uno per indirizzo IP (la connessione di chi compila il modulo), verificato prima di verificare qualsiasi cosa ed è l'unico che mostra l'avviso «troppi tentativi»; e un altro di 3 richieste all'ora per (flusso, negozio, email) —ogni via ha il suo—, che si consuma solo una volta dimostrato che l'ordine è di quell'email, e che viene scalato PRIMA di scrivere la verifica e di inviare l'email: un guasto del DB o di Brevo consuma comunque un tentativo —così nessuno può esaurire la quota di un cliente provando numeri a caso— ed è silenzioso: la schermata continua a dire «stiamo verificando». I flussi legale e commerciale hanno quote separate.
2. Conferma di recesso (con PDF) → al cliente
Dopo aver confermato la richiesta (passo 2), il cliente riceve la ricevuta di recesso: l'email di conferma con il PDF in allegato (riepilogo, identificatore univoco, marca temporale, hash e prossimi passi). È la prova legale del suo recesso.
- Va in: la lingua dell'acquirente: quella che aveva il portale quando ha confermato la richiesta.
- Allegato: il PDF di ricevuta di recesso (vedi «Cosa contiene il PDF di ricevuta del recesso?»).
- Inoltre: un link per scaricare il PDF, valido 7 giorni.
- Come viene inviata: tramite un processo in background con tentativi ripetuti, subito dopo la conferma della richiesta, in modo che arrivi quanto prima.
3. Notifica di nuova richiesta → a te
Quando un cliente crea qualsiasi richiesta (recesso o reso commerciale), returnEasier ti avvisa via email all'indirizzo email del tuo negozio in Shopify (quello che Shopify usa per scrivere a te, non quello di contatto con i clienti). Include l'identificatore, il numero d'ordine, un link diretto alla richiesta dentro l'app e, nel flusso commerciale, la risoluzione preferita dal cliente (rimborso, cambio o buono). Se le tue regole l'hanno approvata da sole, l'avviso te lo dice.
- Va in: la lingua del tuo negozio.
- Allegato: nessuno.
- Nota: se il tuo negozio non ha ancora quell'indirizzo sincronizzato, questo avviso viene omesso (senza rompere nulla).
4. Cambi di stato → al cliente
Ogni volta che agisci su una richiesta, il cliente riceve un'email automatica. Gli stati che attivano un'email sono:
| Stato | Quando viene inviata |
|---|---|
| Richiesta ricevuta | Solo flusso commerciale, alla creazione della richiesta (o direttamente «Approvata» se le tue regole la approvano da sole) |
| Approvata | Quando approvi (può contenere l'etichetta in PDF; se l'etichetta non va a buon fine, parte senza e, se un nuovo tentativo la genera, il PDF arriva in un'altra email) |
| Rifiutata | Quando rifiuti (include il tuo motivo, obbligatorio) |
| Ricevuta | Quando segni i prodotti come ricevuti (o da sola alla consegna del pacco, se in Etichette di reso hai attivato di segnarla come ricevuta automaticamente) |
| Rimborsata | Quando elabori il rimborso |
| Buono emesso | Quando emetti un buono / store credit (commerciale) |
| Cambio confermato | Quando confermi un cambio (commerciale) |
Il registro legale e quello commerciale restano separati: le email di un recesso usano il linguaggio dell'Articolo 11 bis e i termini legali; quelle di un reso commerciale usano un tono neutro, senza invocare la legge.
5. Acquisto di cambio: paga la differenza → al cliente (Pro+)
Quando il cliente usa «Cambia con qualcos'altro» e compone un carrello di sostituzione, returnEasier crea un ordine bozza in Shopify e gli invia questa email con il link di pagamento sicuro di Shopify. Se il carrello vale più di quanto restituito, paga solo la differenza; se il credito lo copre per intero, l'email chiede semplicemente di confermare l'ultimo passo, senza costi.
- Va in: la lingua dell'acquirente: quella che aveva il portale quando ha confermato la richiesta.
- Allegato: nessuno.
- Scadenza: l'email dice al cliente che il link scade dopo 72 ore, e quelle 72 h sono un obiettivo, non una chiusura al minuto: Shopify non fa scadere la bozza da sola, la rimuove un processo nostro che passa ogni 2 ore e annulla quelle che superano già le 72 h. returnEasier non lo chiude in anticipo di sua iniziativa; un pagamento che arriva poco dopo viene comunque accettato e la richiesta passa a «Pagata (da ricevere)». Quando il processo la annulla davvero, la richiesta resta in «Cambio scaduto» e il cliente può ricominciare. Si chiude prima, invece, se il negozio annulla o elimina la bozza su Shopify: il passaggio successivo segna la richiesta come «Cambio scaduto».
- Nota: la inviamo noi tramite Brevo, non Shopify, così arriva con il tuo marchio e nella lingua giusta.
- Un solo tentativo (a differenza di quello sotto): se l'invio fallisce o si blocca, non viene ripetuto. Non lascia il cliente a piedi, perché confermando viene già portato direttamente alla pagina di pagamento nel browser; questa email è il backup se la chiude e vuole tornarci.
6. Acquisto di cambio: pagamento ricevuto → al cliente (Pro+)
Quando il pagamento della differenza arriva e la bozza diventa ordine, il cliente riceve una conferma: il pagamento è arrivato e il passo successivo è inviare gli articoli che restituisce; tu prepari il nuovo ordine quando ti arrivano. Non ha pulsante: è una ricevuta, non un'azione.
- Va in: la lingua dell'acquirente: quella che aveva il portale quando ha confermato la richiesta.
- Allegato: nessuno.
- Con nuovo tentativo: se l'invio fallisce, il processo che passa ogni 2 ore lo ritenta durante le 24 ore successive al pagamento (anche il tuo avviso); dopo non più. Il cambio resta comunque confermato e lo vedi nella tua casella come «Pagata (da ricevere)».
7. Avviso delle analisi → a te (piano Scale)
Se il tuo piano è Scale e hai configurato avvisi delle analisi (ad esempio, «avvisami se un prodotto supera il 20 % dei miei resi»), returnEasier valuta le tue regole una volta al giorno e, quando una scatta, ti invia un'email con la metrica, il valore e la soglia, e un link diretto alle analisi. Per non riempirti la casella, una stessa regola non si ripete finché non sono passati 7 giorni dall'ultimo avviso.
- Va in: la lingua del tuo negozio (le 7 supportate).
- Allegato: nessuno.
- Nota: solo se la regola ha il canale «email» o «email + avviso nell'app».
8. Avviso di quota → a te
Quando il tuo negozio supera l'80, il 90 o il 100 % del suo volume mensile di resi (piani a pagamento), returnEasier ti invia un avviso all'indirizzo email del tuo negozio in Shopify. Nel piano Free, l'avviso arriva quando usi 2 dei 3 resi di prova e quando li esaurisci. L'email ti dice quanti resi hai accumulato e quanti ne include il tuo piano, e porta un pulsante diretto alla pagina dei piani: «Aggiorna piano» nei piani a pagamento e «Scegli un piano» nel Free; a partire dal 90 % ti suggerisce il piano successivo (tranne in Scale, che è già il piano più alto). E al 100 % lo dice chiaramente, senza drammi: le richieste dei tuoi clienti continuano a essere registrate e il pulsante di recesso non viene mai bloccato. Il dettaglio è in «Limiti di resi e avvisi».
- Va in: la lingua del tuo negozio.
- Allegato: nessuno.
- Senza spam: nei piani a pagamento, per ogni soglia l'avviso arriva una sola volta al mese, con un'eccezione deliberata: superato il limite, l'avviso del 100 % si ripete ogni 5 resi extra, con le cifre aggiornate (i due avvisi della quota di prova del Free sono unici, non si ripetono); la quota viene controllata subito dopo ogni nuova richiesta (e una volta al giorno come controllo di riserva).
9. Suggerimento di cambio piano → a te
Se superi il volume mensile del tuo piano due mesi di fila, returnEasier ti invia un'email a parte suggerendoti il piano successivo (tranne in Scale, che è già il piano più alto), con le tue cifre di entrambi i mesi e il pulsante «Aggiorna piano». E come sempre, detto chiaramente: le richieste dei tuoi clienti continuano a essere registrate e il pulsante di recesso non viene mai bloccato.
- Va in: la lingua del tuo negozio.
- Allegato: nessuno.
- Cadenza: al massimo una al mese, e solo finché la serie continua.
10 e 11. Email di conformità → a te
- Link dell'esportazione verificabile: quando un'esportazione supera le 100 richieste, lo ZIP viene comunque generato mentre aspetti sulla pagina e, invece di scaricarsi direttamente, ti arriva un link di download valido 7 giorni (viene mostrato anche a schermo).
- Export di accesso GDPR: quando un cliente esercita il suo diritto di accesso tramite Shopify (
customers/data_request), ti arriva un JSON con i suoi dati in allegato. Entrambe vanno all'indirizzo email del tuo negozio in Shopify. Oggi partono in spagnolo, qualunque sia la lingua del tuo negozio; è prevista la loro traduzione.
Da quale indirizzo partono?
Le email vengono inviate con l'identità configurata nelle variabili d'ambiente:
- Mittente:
returnEasier<noreply@returneasier.com> - Rispondi a:
support@returneasier.com(se la variabile d'ambiente è configurata; altrimenti le risposte vanno al mittente). - Fornitore: Brevo (azienda francese, server nella UE; senza trasferimenti fuori dal SEE).
Reinviare la conferma
Nel dettaglio di una richiesta di recesso vedrai il pulsante «Invia di nuovo la conferma» (se non è mai stata inviata, appare come «Invia conferma»). Invia di nuovo l'email con il PDF al cliente. È idempotente: se la conferma era già registrata, non se ne crea una duplicata. Questa azione esiste solo per il flusso legale (recesso), che è quello che genera il PDF di ricevuta.
Avvisi di quota vs avvisi delle analisi
Non confonderli: gli avvisi di quota (punto 8) e il suggerimento di piano (punto 9) arrivano da soli, senza configurare nulla, e vigilano sul tuo consumo del piano; gli avvisi delle analisi del piano Scale (punto 7) li configuri tu e vigilano sul tuo business (prodotti con troppi resi, tempi di risoluzione). Entrambi arrivano via email. Il dettaglio della quota è in «Limiti di resi e avvisi» e quello degli avvisi nell'articolo sulle analisi e gli avvisi.