returnEasier invia sette tipi di email transazionale. Tre vanno al cliente finale (il link magico di verifica, la conferma di recesso con il suo PDF e gli avvisi di cambio di stato) e quattro vanno a te, il negozio (la notifica di nuova richiesta, gli avvisi di quota quando ti avvicini al limite del tuo piano, il suggerimento di passare a un piano superiore quando lo superi due mesi di fila e, nel piano Scale, gli avvisi delle analisi che configuri tu). Tutte vengono inviate tramite Brevo, un fornitore con server nell'Unione Europea, e partono nella lingua del tuo negozio (tranne il link magico, che va nella lingua che il cliente ha visto nel portale).
Le sette email, una per una
1. Link magico di verifica → al cliente
Quando un cliente avvia una richiesta nel portale (passo 1: email + numero d'ordine), returnEasier gli invia un link magico per verificare che sia titolare di quell'ordine, senza chiedergli registrazione né password. L'oggetto cambia a seconda del flusso: «Conferma la tua richiesta di recesso» (flusso legale) o «Conferma la tua richiesta di reso» (flusso commerciale).
- Va in: la lingua del portale che il cliente ha visto.
- Allegato: nessuno.
- Limite: 3 tentativi all'ora per indirizzo email (non per ordine), per evitare abusi.
2. Conferma di recesso (con PDF) → al cliente
Dopo aver confermato la richiesta (passo 2), il cliente riceve la ricevuta di recesso: l'email di conferma con il PDF in allegato (riepilogo, identificatore univoco, marca temporale, hash e prossimi passi). È la prova legale del suo recesso.
- Va in: la lingua del tuo negozio.
- Allegato: il PDF di ricevuta di recesso (vedi «Cosa contiene il PDF di ricevuta del recesso?»).
- Come viene inviata: tramite un processo in background con tentativi ripetuti, subito dopo la conferma della richiesta, in modo che arrivi quanto prima.
3. Notifica di nuova richiesta → a te
Quando un cliente crea qualsiasi richiesta (recesso o reso commerciale), returnEasier ti avvisa via email all'indirizzo di contatto del tuo negozio (quello che Shopify ha in Impostazioni → Generali). Include l'identificatore, il numero d'ordine, un link diretto alla richiesta dentro l'app e, nel flusso commerciale, la risoluzione preferita dal cliente (rimborso, cambio o buono).
- Va in: la lingua del tuo negozio.
- Allegato: nessuno.
- Nota: se il tuo negozio non ha ancora un'email di contatto sincronizzata, questo avviso viene omesso (senza rompere nulla).
4. Cambi di stato → al cliente
Ogni volta che agisci su una richiesta, il cliente riceve un'email automatica. Gli stati che attivano un'email sono:
| Stato | Quando viene inviata |
|---|---|
| Ricevuta | Solo flusso commerciale, alla creazione della richiesta |
| Approvata | Quando approvi (può contenere etichetta in PDF) |
| Rifiutata | Quando rifiuti (include il tuo motivo, obbligatorio) |
| Ricevuta | Quando segni i prodotti come ricevuti |
| Rimborsata | Quando elabori il rimborso |
| Buono emesso | Quando emetti un buono / store credit (commerciale) |
| Cambio confermato | Quando confermi un cambio (commerciale) |
Il registro legale e quello commerciale restano separati: le email di un recesso usano il linguaggio dell'Articolo 11 bis e i termini legali; quelle di un reso commerciale usano un tono neutro, senza invocare la legge.
5. Avviso delle analisi → a te (piano Scale)
Se il tuo piano è Scale e hai configurato avvisi delle analisi (ad esempio, «avvisami se un prodotto supera il 20 % dei miei resi»), returnEasier valuta le tue regole una volta al giorno e, quando una scatta, ti invia un'email con la metrica, il valore e la soglia, e un link diretto alle analisi. Per non riempirti la casella, una stessa regola non si ripete finché non sono passati 7 giorni dall'ultimo avviso.
- Va in: la lingua del tuo negozio (le 7 supportate).
- Allegato: nessuno.
- Nota: solo se la regola ha il canale «email» o «email + avviso nell'app».
6. Avviso di quota → a te
Quando il tuo negozio supera l'80, il 90 o il 100 % del suo volume mensile di resi (piani a pagamento), returnEasier ti invia un avviso all'indirizzo di contatto del tuo negozio. Nel piano Free, l'avviso arriva quando usi 2 dei 3 resi di prova e quando li esaurisci. L'email ti dice quanti resi hai accumulato e quanti ne include il tuo piano, e porta un pulsante diretto alla pagina dei piani: «Aggiorna piano» nei piani a pagamento e «Scegli un piano» nel Free; a partire dal 90 % ti suggerisce il piano successivo (tranne in Scale, che è già il piano più alto). E al 100 % lo dice chiaramente, senza drammi: le richieste dei tuoi clienti continuano a essere registrate e il pulsante di recesso non viene mai bloccato. Il dettaglio è in «Limiti di resi e avvisi».
- Va in: la lingua del tuo negozio.
- Allegato: nessuno.
- Senza spam: nei piani a pagamento, per ogni soglia l'avviso arriva una sola volta al mese, con un'eccezione deliberata: superato il limite, l'avviso del 100 % si ripete ogni 5 resi extra, con le cifre aggiornate (i due avvisi della quota di prova del Free sono unici, non si ripetono); la quota viene controllata subito dopo ogni nuova richiesta (e una volta al giorno come controllo di riserva).
7. Suggerimento di cambio piano → a te
Se superi il volume mensile del tuo piano due mesi di fila, returnEasier ti invia un'email a parte suggerendoti il piano successivo (tranne in Scale, che è già il piano più alto), con le tue cifre di entrambi i mesi e il pulsante «Aggiorna piano». E come sempre, detto chiaramente: le richieste dei tuoi clienti continuano a essere registrate e il pulsante di recesso non viene mai bloccato.
- Va in: la lingua del tuo negozio.
- Allegato: nessuno.
- Cadenza: al massimo una al mese, e solo finché la serie continua.
Da quale indirizzo partono?
Le email vengono inviate con l'identità configurata nelle variabili d'ambiente:
- Mittente:
returnEasier<noreply@returneasier.com> - Rispondi a:
support@returneasier.com - Fornitore: Brevo (azienda francese, server nella UE; senza trasferimenti fuori dal SEE).
Reinviare la conferma
Nel dettaglio di una richiesta di recesso vedrai il pulsante «Reinvia conferma» (se non è mai stata inviata, appare come «Invia conferma»). Invia di nuovo l'email con il PDF al cliente. È idempotente: se la conferma era già registrata, non se ne crea una duplicata. Questa azione esiste solo per il flusso legale (recesso), che è quello che genera il PDF di ricevuta.
Avvisi di quota vs avvisi delle analisi
Non confonderli: gli avvisi di quota (punto 6) e il suggerimento di piano (punto 7) arrivano da soli, senza configurare nulla, e vigilano sul tuo consumo del piano; gli avvisi delle analisi del piano Scale (punto 5) li configuri tu e vigilano sul tuo business (prodotti con troppi resi, tempi di risoluzione). Entrambi arrivano via email. Il dettaglio della quota è in «Limiti di resi e avvisi» e quello degli avvisi nell'articolo sulle analisi e gli avvisi.