returnEasier versendet sieben Arten von Transaktions-E-Mails. Drei gehen an den Endkunden (den magischen Bestätigungslink, die Widerrufsbestätigung mit ihrem PDF und die Status-Benachrichtigungen) und vier gehen an dich, den Händler (die Benachrichtigung über eine neue Anfrage, die Kontingent-Hinweise, wenn du dich dem Limit deines Tarifs näherst, der Tarif-Upgrade-Vorschlag, wenn du es zwei Monate in Folge überschreitest, und, im Scale-Tarif, die Analyse-Warnungen, die du konfigurierst). Alle werden über Brevo versendet, einen Anbieter mit Servern in der Europäischen Union, und gehen in der Sprache deines Shops raus (außer dem magischen Link, der in der Sprache geht, die der Kunde im Portal gesehen hat).
Die sieben E-Mails, eine nach der anderen
1. Magischer Bestätigungslink → an den Kunden
Wenn ein Kunde im Portal eine Anfrage startet (Schritt 1: E-Mail + Bestellnummer), schickt ihm returnEasier einen magischen Link, um zu bestätigen, dass er Inhaber dieser Bestellung ist, ohne Registrierung oder Passwort zu verlangen. Der Betreff ändert sich je nach Flow: „Bestätige deine Widerrufsanfrage" (rechtlicher Flow) oder „Bestätige deine Retourenanfrage" (kommerzieller Flow).
- Geht in: der Sprache des Portals, das der Kunde gesehen hat.
- Anhang: keiner.
- Limit: 3 Versuche pro Stunde pro E-Mail-Adresse (nicht pro Bestellung), um Missbrauch zu vermeiden.
2. Widerrufsbestätigung (mit PDF) → an den Kunden
Nach Bestätigung der Anfrage (Schritt 2) erhält der Kunde die Empfangsbestätigung: die Bestätigungs-E-Mail mit dem PDF im Anhang (Zusammenfassung, eindeutige Kennung, Zeitstempel, Hash und nächste Schritte). Sie ist der rechtliche Nachweis seines Widerrufs.
- Geht in: der Sprache deines Shops.
- Anhang: die PDF-Empfangsbestätigung (siehe „Die PDF-Empfangsbestätigung des Widerrufs").
- Wie sie versendet wird: über einen Hintergrundjob mit Wiederholungen, direkt nach Bestätigung der Anfrage, damit sie so schnell wie möglich ankommt.
3. Benachrichtigung über eine neue Anfrage → an dich
Wenn ein Kunde irgendeine Anfrage erstellt (Widerruf oder kommerzielle Retoure), benachrichtigt dich returnEasier per E-Mail an die Kontaktadresse deines Shops (die, die Shopify in Einstellungen → Allgemein hinterlegt hat). Sie enthält die Kennung, die Bestellnummer, einen direkten Link zur Anfrage innerhalb der App und, im kommerziellen Flow, die vom Kunden bevorzugte Lösung (Erstattung, Umtausch oder Gutschein).
- Geht in: der Sprache deines Shops.
- Anhang: keiner.
- Hinweis: Hat dein Shop noch keine synchronisierte Kontakt-E-Mail, wird diese Benachrichtigung ausgelassen (ohne etwas zu beschädigen).
4. Statusänderungen → an den Kunden
Jedes Mal, wenn du auf eine Anfrage reagierst, erhält der Kunde eine automatische E-Mail. Die Status, die eine E-Mail auslösen, sind:
| Status | Wann sie versendet wird |
|---|---|
| Empfangen | Nur kommerzieller Flow, beim Erstellen der Anfrage |
| Genehmigt | Wenn du genehmigst (kann Etikett als PDF tragen) |
| Abgelehnt | Wenn du ablehnst (enthält deinen Grund, verpflichtend) |
| Empfangen | Wenn du die Produkte als empfangen markierst |
| Erstattet | Wenn du die Erstattung verarbeitest |
| Gutschein ausgestellt | Wenn du einen Gutschein / Store Credit ausstellst (kommerziell) |
| Umtausch bestätigt | Wenn du einen Umtausch bestätigst (kommerziell) |
Das rechtliche und das kommerzielle Protokoll bleiben getrennt: Die E-Mails eines Widerrufs verwenden die Sprache des Artikels 11a und die gesetzlichen Fristen; die einer kommerziellen Retoure verwenden einen neutralen Ton, ohne das Gesetz anzurufen.
5. Analyse-Warnung → an dich (Scale-Tarif)
Wenn dein Tarif Scale ist und du Analyse-Warnungen konfiguriert hast (zum Beispiel „warne mich, wenn ein Produkt 20 % meiner Retouren überschreitet"), wertet returnEasier deine Regeln einmal am Tag aus und schickt dir, wenn eine auslöst, eine E-Mail mit der Metrik, dem Wert und dem Schwellenwert sowie einem direkten Link zu den Analysen. Damit dein Postfach nicht überquillt, wiederholt sich dieselbe Regel nicht, bis 7 Tage seit der letzten Warnung vergangen sind.
- Geht in: der Sprache deines Shops (die 7 unterstützten).
- Anhang: keiner.
- Hinweis: nur wenn die Regel den Kanal „E-Mail" oder „E-Mail + Hinweis in der App" hat.
6. Kontingent-Hinweis → an dich
Wenn dein Shop 80, 90 oder 100 % seines monatlichen Retourenvolumens überschreitet (kostenpflichtige Tarife), schickt dir returnEasier einen Hinweis an die Kontaktadresse deines Shops. Im Free-Tarif kommt der Hinweis, wenn du 2 der 3 Test-Retouren verwendet hast und wenn du sie aufbrauchst. Die E-Mail sagt dir, wie viele Retouren du verzeichnet hast und wie viele dein Tarif enthält, und trägt einen Button direkt zur Tarifseite: „Tarif ändern“ in den kostenpflichtigen Tarifen und „Tarif wählen“ im Free-Tarif; ab 90 % schlägt sie dir den nächsthöheren Tarif vor (außer bei Scale, das bereits der höchste Tarif ist). Und bei 100 % sagt sie es klar, ohne Dramatik: Die Anfragen deiner Kunden werden weiterhin erfasst und der Widerrufs-Button wird nie blockiert. Die Details stehen in „Retouren-Limits und Warnungen“.
- Geht in: der Sprache deines Shops.
- Anhang: keiner.
- Ohne Spam: In den kostenpflichtigen Tarifen wird jeder Schwellenwert nur einmal pro Monat gemeldet, mit einer bewussten Ausnahme: Ist das Limit überschritten, wiederholt sich der 100-%-Hinweis alle 5 zusätzlichen Retouren, mit deinen aktuellen Zahlen (die beiden Hinweise zum Free-Testkontingent kommen nur ein einziges Mal); das Kontingent wird direkt nach jeder neuen Anfrage geprüft (und einmal täglich als Absicherung).
7. Tarif-Upgrade-Vorschlag → an dich
Wenn du das monatliche Volumen deines Tarifs zwei Monate in Folge überschreitest, schickt dir returnEasier eine separate E-Mail, die dir den nächsthöheren Tarif vorschlägt (außer bei Scale, das bereits der höchste Tarif ist), mit deinen Zahlen aus beiden Monaten und dem Button „Tarif ändern“. Und wie immer, klar gesagt: Die Anfragen deiner Kunden werden weiterhin erfasst und der Widerrufs-Button wird nie blockiert.
- Geht in: der Sprache deines Shops.
- Anhang: keiner.
- Frequenz: höchstens eine pro Monat, und nur solange die Serie andauert.
Von welcher Adresse gehen sie raus?
Die E-Mails werden mit der in den Umgebungsvariablen konfigurierten Identität versendet:
- Absender:
returnEasier<noreply@returneasier.com> - Antwort an:
support@returneasier.com - Anbieter: Brevo (französisches Unternehmen, Server in der EU; ohne Übermittlungen außerhalb des EWR).
Die Bestätigung erneut senden
Im Detail einer Widerrufsanfrage siehst du den Button „Bestätigung erneut senden" (wurde sie nie gesendet, erscheint er als „Bestätigung senden"). Er schickt die E-Mail mit dem PDF erneut an den Kunden. Er ist idempotent: War die Bestätigung bereits registriert, wird keine doppelte erstellt. Diese Aktion gibt es nur für den rechtlichen Flow (Widerruf), der das Empfangs-PDF erzeugt.
Kontingent-Hinweise vs. Analyse-Warnungen
Verwechsle sie nicht: Die Kontingent-Hinweise (Punkt 6) und der Tarif-Vorschlag (Punkt 7) kommen von selbst, ohne dass du etwas konfigurierst, und überwachen deinen Tarif-Verbrauch; die Analyse-Warnungen des Scale-Tarifs (Punkt 5) konfigurierst du selbst, und sie überwachen dein Geschäft (Produkte mit zu vielen Retouren, Bearbeitungszeiten). Beide kommen per E-Mail. Die Details zum Kontingent stehen in „Retouren-Limits und Warnungen“ und die zu den Warnungen im Artikel über Analysen und Warnungen.