returnEasier envoie sept types d'email transactionnel. Trois vont au client final (le lien magique de vérification, la confirmation de rétractation avec son PDF et les avis de changement d'état) et quatre vont à vous, le commerce (la notification de nouvelle demande, les avis de quota quand vous approchez de la limite de votre forfait, la suggestion de changer de forfait quand vous le dépassez deux mois de suite et, dans le forfait Scale, les alertes d'analyses que vous configurez). Tous sont envoyés via Brevo, un prestataire dont les serveurs sont dans l'Union européenne, et partent dans la langue de votre boutique (sauf le lien magique, qui part dans la langue que le client a vue sur le portail).
Les sept emails, un par un
1. Lien magique de vérification → au client
Quand un client initie une demande sur le portail (étape 1 : email + numéro de commande), returnEasier lui envoie un lien magique pour vérifier qu'il est bien le titulaire de cette commande, sans lui demander d'inscription ni de mot de passe. L'objet change selon le flux : « Confirmez votre demande de rétractation » (flux légal) ou « Confirmez votre demande de retour » (flux commercial).
- Part dans : la langue du portail que le client a vue.
- Pièce jointe : aucune.
- Limite : 3 tentatives par heure par adresse e-mail (et non par commande), pour éviter les abus.
2. Confirmation de rétractation (avec PDF) → au client
Après confirmation de la demande (étape 2), le client reçoit l'accusé de réception : l'email de confirmation avec le PDF en pièce jointe (récapitulatif, identifiant unique, horodatage, hachage et prochaines étapes). C'est la preuve légale de sa rétractation.
- Part dans : la langue de votre boutique.
- Pièce jointe : le PDF d'accusé de réception (voir « Que contient le PDF d'accusé de réception de la rétractation ? »).
- Comment il est envoyé : au moyen d'une tâche en arrière-plan avec réessais, juste après la confirmation de la demande, pour qu'il arrive au plus vite.
3. Notification de nouvelle demande → à vous
Quand un client crée n'importe quelle demande (rétractation ou retour commercial), returnEasier vous prévient par email à l'adresse de contact de votre boutique (celle que Shopify a dans Paramètres → Général). Elle inclut l'identifiant, le numéro de commande, un lien direct vers la demande dans l'application et, dans le flux commercial, la résolution que préfère le client (remboursement, échange ou avoir).
- Part dans : la langue de votre boutique.
- Pièce jointe : aucune.
- Note : si votre boutique n'a pas encore d'email de contact synchronisé, cet avis est omis (sans rien casser).
4. Changements d'état → au client
Chaque fois que vous agissez sur une demande, le client reçoit un email automatique. Les états qui déclenchent un email sont :
| État | Quand il est envoyé |
|---|---|
| Reçue | Flux commercial uniquement, à la création de la demande |
| Approuvée | Quand vous approuvez (peut porter une étiquette en PDF) |
| Refusée | Quand vous refusez (inclut votre motif, obligatoire) |
| Reçue | Quand vous marquez les produits comme reçus |
| Remboursée | Quand vous traitez le remboursement |
| Avoir émis | Quand vous émettez un avoir / store credit (commercial) |
| Échange confirmé | Quand vous confirmez un échange (commercial) |
Le registre légal et le commercial restent séparés : les emails d'une rétractation utilisent le langage de l'Article 11 bis et les délais légaux ; ceux d'un retour commercial utilisent un ton neutre, sans invoquer la loi.
5. Alerte d'analyses → à vous (forfait Scale)
Si votre forfait est Scale et que vous avez configuré des alertes d'analyses (par exemple, « prévenez-moi si un produit dépasse 20 % de mes retours »), returnEasier évalue vos règles une fois par jour et, quand l'une se déclenche, vous envoie un email avec la métrique, la valeur et le seuil, ainsi qu'un lien direct vers les analyses. Pour ne pas remplir votre boîte, une même règle ne se répète pas avant 7 jours depuis la dernière alerte.
- Part dans : la langue de votre boutique (les 7 prises en charge).
- Pièce jointe : aucune.
- Note : uniquement si la règle a le canal « email » ou « email + avis dans l'app ».
6. Avis de quota → à vous
Quand votre boutique franchit 80, 90 ou 100 % de son volume mensuel de retours (forfaits payants), returnEasier vous envoie un avis à l'adresse de contact de votre boutique. Dans le forfait Free, l'avis arrive quand vous utilisez 2 des 3 retours d'essai et quand vous les épuisez. L'email vous indique combien de retours vous avez utilisés et combien votre forfait en inclut, et porte un bouton menant directement à la page des forfaits : « Changer de forfait » dans les forfaits payants et « Choisir un forfait » dans Free ; à partir de 90 %, il vous suggère le forfait suivant (sauf avec Scale, qui est déjà le forfait le plus élevé). Et à 100 %, il le dit clairement, sans dramatiser : les demandes de vos clients continuent d'être enregistrées et le bouton de rétractation n'est jamais bloqué. Le détail est dans « Limites de retours et alertes ».
- Part dans : la langue de votre boutique.
- Pièce jointe : aucune.
- Sans spam : dans les forfaits payants, chaque seuil n'est signalé qu'une seule fois par mois, avec une exception délibérée : une fois la limite dépassée, l'avis des 100 % se répète tous les 5 retours supplémentaires, avec vos chiffres à jour (les deux avis du quota d'essai de Free sont uniques, sans répétition) ; le quota est vérifié juste après chaque nouvelle demande (et une fois par jour en secours).
7. Suggestion de changer de forfait → à vous
Si vous dépassez le volume mensuel de votre forfait deux mois de suite, returnEasier vous envoie un email à part vous suggérant le forfait suivant (sauf avec Scale, qui est déjà le forfait le plus élevé), avec vos chiffres des deux mois et le bouton « Changer de forfait ». Et, comme toujours, dit clairement : les demandes de vos clients continuent d'être enregistrées et le bouton de rétractation n'est jamais bloqué.
- Part dans : la langue de votre boutique.
- Pièce jointe : aucune.
- Cadence : au plus un par mois, et seulement tant que la série continue.
De quelle adresse partent-ils ?
Les emails sont envoyés avec l'identité configurée dans les variables d'environnement :
- Expéditeur :
returnEasier<noreply@returneasier.com> - Répondre à :
support@returneasier.com - Prestataire : Brevo (entreprise française, serveurs dans l'UE ; sans transferts hors de l'EEE).
Renvoyer la confirmation
Dans le détail d'une demande de rétractation, vous verrez le bouton « Renvoyer la confirmation » (s'il n'a jamais été envoyé, il apparaît comme « Envoyer la confirmation »). Il renvoie l'email avec le PDF au client. Il est idempotent : si la confirmation était déjà enregistrée, il n'en crée pas de doublon. Cette action n'existe que pour le flux légal (rétractation), qui est celui qui génère le PDF d'accusé.
Avis de quota vs alertes d'analyses
Ne les confondez pas : les avis de quota (point 6) et la suggestion de forfait (point 7) arrivent tout seuls, sans rien configurer, et surveillent votre consommation du forfait ; les alertes d'analyses du forfait Scale (point 5), c'est vous qui les configurez et elles surveillent votre activité (produits avec trop de retours, délais de résolution). Les deux arrivent par email. Le détail du quota est dans « Limites de retours et alertes » et celui des alertes dans l'article sur les analyses et alertes.