returnEasier envía once tipos de email transaccional. Cinco van al cliente final (el enlace mágico de verificación, la confirmación de desistimiento con su PDF, los avisos de cambio de estado y los dos de la compra de cambio: pagar la diferencia y pago recibido) y seis van a ti, el comercio (la notificación de nueva solicitud, los avisos de cupo cuando te acercas al límite de tu plan, la sugerencia de subir de plan cuando lo superas dos meses seguidos, en el plan Scale las alertas de analíticas que tú configuras, y dos de cumplimiento: el enlace de descarga de una exportación auditable grande y el export JSON de una solicitud de acceso RGPD). Todos se envían a través de Brevo, un proveedor con servidores en la Unión Europea. Los del comprador van en su idioma: el enlace mágico, en el del portal que vio; los demás, en el que tenía el portal cuando confirmó la solicitud. Los tuyos salen en el idioma de tu tienda, salvo los dos de cumplimiento, que hoy salen en español.
Los emails, uno a uno
1. Enlace mágico de verificación → al cliente
Cuando un cliente inicia una solicitud en el portal (paso 1: email + número de pedido), returnEasier le envía un enlace mágico para verificar que es titular de ese pedido, sin pedirle registro ni contraseña. El asunto cambia según el flujo: «Confirma tu solicitud de desistimiento» (flujo legal) o «Confirma tu solicitud de devolución» (flujo comercial).
- Va en: el idioma del portal que vio el cliente.
- Adjunto: ninguno.
- Límite: dos, y distintos. Uno por dirección IP (la conexión de quien rellena el formulario), que se comprueba antes de verificar nada y es el único que muestra el aviso «demasiados intentos»; y otro de 3 solicitudes por hora por (flujo, tienda, correo) —cada vía tiene el suyo—, que solo se consume una vez comprobado que el pedido es de ese correo, y que se descuenta ANTES de escribir la verificación y de enviar el email: un fallo de BD o de Brevo también gasta intento —así nadie puede agotar el cupo de un cliente probando números al azar— y que es silencioso: la pantalla sigue diciendo «estamos verificando». Los flujos legal y comercial tienen cupos separados.
2. Confirmación de desistimiento (con PDF) → al cliente
Tras confirmar la solicitud (paso 2), el cliente recibe el acuse de recibo: el email de confirmación con el PDF adjunto (resumen, identificador único, sello de tiempo, hash y próximos pasos). Es la prueba legal de su desistimiento.
- Va en: el idioma del comprador: el que tenía el portal cuando confirmó la solicitud.
- Adjunto: el PDF de acuse de recibo (ver «El PDF de acuse de recibo»).
- Además: un enlace para descargar el PDF, válido 7 días.
- Cómo se envía: mediante un trabajo en segundo plano con reintentos, justo después de confirmar la solicitud, para que llegue cuanto antes.
3. Notificación de nueva solicitud → a ti
Cuando un cliente crea cualquier solicitud (desistimiento o devolución comercial), returnEasier te avisa por email al correo de tu tienda en Shopify (el que Shopify usa para escribirte a ti, no el de contacto con clientes). Incluye el identificador, el número de pedido, un enlace directo a la solicitud dentro de la app y, en el flujo comercial, la resolución que prefiere el cliente (reembolso, cambio o vale). Si tus reglas la aprobaron solas, el aviso te lo dice.
- Va en: el idioma de tu tienda.
- Adjunto: ninguno.
- Nota: si tu tienda aún no tiene ese correo sincronizado, este aviso se omite (sin romper nada).
4. Cambios de estado → al cliente
Cada vez que actúas sobre una solicitud, el cliente recibe un email automático. Los estados que disparan email son:
| Estado | Cuándo se envía |
|---|---|
| Solicitud recibida | Solo flujo comercial, al crear la solicitud (o directamente «Aprobada» si tus reglas la aprueban sola) |
| Aprobada | Cuando apruebas (puede llevar la etiqueta en PDF; si la etiqueta falla, sale sin ella y, si un reintento la genera, el PDF llega en otro email) |
| Rechazada | Cuando rechazas (incluye tu motivo, obligatorio) |
| Recibida | Cuando marcas los productos como recibidos (o sola al entregarse el paquete, si en Etiquetas de devolución activaste marcarla como recibida automáticamente) |
| Reembolsada | Cuando procesas el reembolso |
| Vale emitido | Cuando emites un vale / store credit (comercial) |
| Cambio confirmado | Cuando confirmas un cambio (comercial) |
El registro legal y el comercial se mantienen separados: los emails de un desistimiento usan el lenguaje del Artículo 11 bis y los plazos legales; los de una devolución comercial usan un tono neutro, sin invocar la ley.
5. Compra de cambio: paga la diferencia → al cliente (Pro+)
Cuando el cliente usa «Cambiar por otra cosa» y monta un carrito de sustitución, returnEasier crea un pedido borrador en Shopify y le envía este email con el enlace de pago seguro de Shopify. Si el carrito vale más que lo devuelto, paga solo la diferencia; si el crédito lo cubre entero, el email pide simplemente confirmar el último paso, sin coste.
- Va en: el idioma del comprador: el que tenía el portal cuando confirmó la solicitud.
- Adjunto: ninguno.
- Caducidad: el email le dice al cliente que el enlace caduca en 72 horas, y esas 72 h son un objetivo, no un cierre al minuto: Shopify no caduca el borrador por su cuenta, lo retira un proceso nuestro que pasa cada 2 horas y cancela los que ya superan las 72 h. returnEasier no lo cierra antes de tiempo por su cuenta; un pago que entre poco después sigue aceptándose y la solicitud pasa a «Pagada (pend. recibir)». Cuando el proceso sí lo cancela, la solicitud queda en «Cambio caducado» y el cliente puede empezar de nuevo. Sí se cierra antes si el comercio cancela o borra el borrador en Shopify: la siguiente pasada marca la solicitud como «Cambio caducado».
- Nota: lo enviamos nosotros vía Brevo, no Shopify, para que llegue con tu marca y en el idioma correcto.
- Un único intento (a diferencia del de abajo): si el envío falla o tarda demasiado, no se reintenta. No deja al cliente colgado, porque al confirmar ya se le lleva directo a la página de pago en el navegador; este email es el respaldo para si la cierra y quiere volver.
6. Compra de cambio: pago recibido → al cliente (Pro+)
Cuando el pago de la diferencia entra y el borrador se convierte en pedido, el cliente recibe una confirmación: el pago ha llegado y el siguiente paso es enviar los artículos que devuelve; tú preparas el nuevo pedido cuando te lleguen. No lleva botón: es un acuse, no una acción.
- Va en: el idioma del comprador: el que tenía el portal cuando confirmó la solicitud.
- Adjunto: ninguno.
- Con reintento: si el envío falla, el proceso que pasa cada 2 horas lo reintenta durante las 24 horas siguientes al pago (también tu aviso); después ya no. El cambio queda confirmado igualmente y lo ves en tu bandeja como «Pagada (pend. recibir)».
7. Alerta de analíticas → a ti (plan Scale)
Si tu plan es Scale y has configurado alertas de analíticas (por ejemplo, «avísame si un producto supera el 20 % de mis devoluciones»), returnEasier evalúa tus reglas una vez al día y, cuando una se dispara, te envía un email con la métrica, el valor y el umbral, y un enlace directo a las analíticas. Para no llenarte el buzón, una misma regla no se repite hasta pasados 7 días de la última alerta.
- Va en: el idioma de tu tienda (los 7 soportados).
- Adjunto: ninguno.
- Nota: solo si la regla tiene el canal «email» o «email + aviso en la app».
8. Aviso de cupo → a ti
Cuando tu tienda cruza el 80, el 90 o el 100 % de su volumen mensual de devoluciones (planes de pago), returnEasier te envía un aviso al correo de tu tienda en Shopify. En el plan Free, el aviso llega al usar 2 de las 3 devoluciones de prueba y al agotarlas. El email te dice cuántas devoluciones llevas y cuántas incluye tu plan, y lleva un botón directo a la página de planes: «Actualizar plan» en los planes de pago y «Elegir plan» en Free; a partir del 90 % te sugiere el plan siguiente (salvo en Scale, que ya es el mayor). Y al 100 % lo dice claro, sin dramatismos: las solicitudes de tus clientes se siguen registrando y el botón de desistimiento nunca se bloquea. El detalle está en «Límites de devoluciones y avisos».
- Va en: el idioma de tu tienda.
- Adjunto: ninguno.
- Sin spam: en los planes de pago, cada umbral se avisa una sola vez por mes, con una excepción deliberada: superado el límite, el aviso del 100 % se repite cada 5 devoluciones extra, con tus cifras al día (los dos avisos del cupo de prueba Free son únicos, no se repiten); el cupo se comprueba justo después de cada nueva solicitud (y una vez al día como respaldo).
9. Sugerencia de subir de plan → a ti
Si superas el volumen mensual de tu plan dos meses seguidos, returnEasier te envía un email aparte sugiriéndote el plan siguiente (salvo en Scale, que ya es el mayor), con tus cifras de ambos meses y el botón «Actualizar plan». Y lo de siempre, dicho claro: las solicitudes de tus clientes se siguen registrando y el botón de desistimiento nunca se bloquea.
- Va en: el idioma de tu tienda.
- Adjunto: ninguno.
- Cadencia: como mucho uno al mes, y solo mientras la racha continúe.
10 y 11. Emails de cumplimiento → a ti
- Enlace de la exportación auditable: cuando una exportación supera las 100 solicitudes, el ZIP se genera igualmente mientras esperas en la página y, en vez de descargarse directamente, te llega un enlace de descarga válido 7 días (también se muestra en pantalla).
- Export de acceso RGPD: cuando un cliente ejerce su derecho de acceso a través de Shopify (
customers/data_request), te llega un JSON con sus datos como adjunto. Los dos van al correo de tu tienda en Shopify. Hoy salen en español sea cual sea el idioma de tu tienda; está previsto traducirlos.
¿De qué dirección salen?
Los emails se envían con la identidad configurada en las variables de entorno:
- Remitente:
returnEasier<noreply@returneasier.com> - Responder a:
support@returneasier.com(si la variable de entorno está configurada; si no, las respuestas van al remitente). - Proveedor: Brevo (empresa francesa, servidores en la UE; sin transferencias fuera del EEE).
Reenviar la confirmación
En el detalle de una solicitud de desistimiento verás el botón «Reenviar confirmación» (si nunca se envió, aparece como «Enviar confirmación»). Vuelve a mandar el email con el PDF al cliente. Es idempotente: si la confirmación ya estaba registrada, no se crea una duplicada. Esta acción solo existe para el flujo legal (desistimiento), que es el que genera PDF de acuse.
Avisos de cupo vs alertas de analíticas
No los confundas: los avisos de cupo (punto 8) y la sugerencia de plan (punto 9) llegan solos, sin configurar nada, y vigilan tu consumo del plan; las alertas de analíticas del plan Scale (punto 7) las configuras tú y vigilan tu negocio (productos con demasiadas devoluciones, tiempos de resolución). Ambos llegan por email. El detalle del cupo está en «Límites de devoluciones y avisos» y el de las alertas en el artículo de analíticas y alertas.